Från och med den 1 januari 2023 är välfärdsområdet arbetsgivare för elevhälsans kuratorer och psykologer. Således är det välfärdsområdet som ansvarar för bland annat rekryteringen av kuratorer och psykologer, organiseringen av arbetet, arbetsredskapen och organiseringen av chefsarbetet.

Utbildningsanordnaren är skyldig att ställa lämpliga lokaler till förfogande för välfärdsområdets elevhälsopersonal. Elevhälsotjänsterna ska i första hand ordnas vid läroanstalten. Om det vid läroanstalten inte finns lokaler som är lämpliga för ändamålet, ska tjänsterna ordnas i läroanstaltens omedelbara närhet. Välfärdsområdet betalar till utbildningsanordnaren för användningen av lokalerna. (9 § i lagen om elev- och studerandevård 1287/2013 och regeringens proposition RP 19/2022 rd)

Elevhälsotjänsterna ska vara lättillgängliga för eleverna och de studerande. Om läroanstalten inte har lokaler för elevhälsotjänsterna, ska tjänsterna ordnas i läroanstaltens omedelbara närhet. Utbildningsanordnaren är skyldig att ställa lämpliga lokaler till förfogande för välfärdsområdets elevhälsopersonal. (9 § i lagen om elev- och studerandevård 1287/2013 och regeringens proposition RP 19/2022 rd)

Den regionala elevhälsoplanen godkänns av regionfullmäktige för varje fullmäktigeperiod. En fullmäktigeperiod är fyra år lång. 

Den regionala elevhälsoplanen utarbetas i den regionala samarbetsgruppen för elevhälsa utifrån dessa nya elevhälsoplaner. 

Avsikten är att man i den regionala elevhälsoplanen ska samla nödvändiga uppgifter och att man tillsammans med välfärdsområdet och utbildningsanordnarna ska ta fram gemensamma förfaranden och mål så att planen betjänar alla parter, från välfärdsområdesfullmäktigen till de enskilda läroanstalterna, i genomförandet av elevhälsoverksamheten enligt elevernas och de studerandes behov.

För att säkerställa ett tillräckligt informationsutbyte mellan utbildningsanordnarna och välfärdsområdet är det viktigt att ett aktivt samarbete inleds mellan dem så snart som möjligt. I förändringsskedet behöver de ansvariga för välfärdsområdet få tillräcklig information om elevhälsotjänsterna av utbildningsanordnarna och av kommunernas social- och hälsovård för att kunna ordna dem. Detta säkerställer att tjänsterna för eleverna och de studerande fungerar smidigt i skolorna och läroanstalterna vid årsskiftet och därefter.

Välfärdsområdet ska bilda en regional samarbetsgrupp för elevhälsa tillsammans med kommunerna och andra utbildningsanordnare inom sitt område. Även eleverna och deras vårdnadshavare, de studerande och de anställda inom elevhälsan ska ha representanter i samarbetsgruppen. Dessutom ska man i samarbetsgruppen ta hänsyn till de olika utbildningsstadierna, från småbarnspedagogiken till yrkesutbildningen. Vid behov kan även samarbetsparter som anses nödvändiga ingå gruppen. 

Välfärdsområdena, områdets kommuner och andra utbildningsanordnare kan komma överens om och besluta hur den regionala samarbetsgruppen för elevhälsa ska organiseras och vilken verksamhet den ska ha på det sätt de anser bäst. Om det till exempel finns många privata utbildningsanordnare i området kan dessa komma överens om ett representativt deltagande och om nödvändigt informationsutbyte mellan varandra. I den regionala samarbetsgruppen kan man också komma överens om att inrätta olika undergrupper, till exempel en grupp för varje utbildningsstadium. Målet är att samarbetet mellan utbildningsanordnarna och välfärdsområdet ska löpa så smidigt och bra som möjligt så att elever och studerande får likvärdiga tjänster av jämn kvalitet enligt sina behov.

Den regionala samarbetsgruppen för elevhälsa styr inte den samlade elevhälsan. Samarbetsgruppen är ett samarbetsorgan för utbildningsanordnarna och välfärdsområdet. 

Den regionala samarbetsgruppen behandlar frågor som gäller elevhälsosamarbetet mellan välfärdsområdet och de utbildningsanordnare som är verksamma inom dess område och bereder en regional elevhälsoplan för välfärdsområdesfullmäktige. Den följer också genomförandet av planen.

Utbildningsanordnaren ansvarar för den samlade elevhälsan i samarbete med välfärdsområdet, som ansvarar för ordnandet av elevhälsotjänsterna, det vill säga skol- och studerandehälsovården samt kurators- och psykologtjänsterna.
För planeringen, utvecklingen, styrningen och utvärderingen av den anordnarspecifika elevhälsan svarar utbildningsanordnarens sektorsövergripande styrgrupp för elevhälsan, och för läroanstaltens elevhälsa svarar sektorsövergripande elevhälsogruppen för läroanstalten eller någon annan sektorsövergripande grupp vid läroanstalten som lämpar sig för uppgiften.

Kommunen kan använda sin egen finansiering för att anställa personal för sina behov.

Lagstiftningen om social‐ och hälsovårdsreformen omfattar inga sådana situationer där social- och hälsovårdsanställda blir kvar i anställning hos kommunen. I princip kan kommunen på grundval av sin allmänna behörighet anställa till exempel psykiatriska sjukskötare till skolorna, men då är det viktigt att överväga till vilka uppgifter det behövs personal. Kommunen bär också själv ansvar för att utreda vilka bestämmelser som ska tillämpas på arbetet. Dessutom måste man bestämma hur arbetet ska samordnas med välfärdsområdets lagstadgade social- och hälsovårdstjänster. Det är också ytterst viktigt att se till att tjänsterna håller hög kvalitet och att säkerställa elevernas och de studerandes ställning och rättsskydd. Frågor som gäller styrning, ledning och till exempel bokföring av arbetet bör också lösas. Om kommunen alltså anställer en psykiatrisk sjukskötare till en skola eller läroanstalt, ska kommunen se till att alla bestämmelser som gäller social- och hälsovårdstjänsterna iakttas, t.ex. lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, lagen om patientens ställning och rättigheter och lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården.
 

Enligt personaldimensioneringen för psykologtjänsterna inom elevhälsan ska det finnas 1 psykolog per 780 elever eller studerande (fr.o.m 1.8.2023). Målet för dimensioneringen är att tillgången till tjänster ska förbättras och att yrkesbranschen ska bli mera attraktiv. Man har också ökat antalet studieplatser inom psykologutbildningen, vilket stöder tillgången på lång sikt. 

I socialvårdslagstiftningen gör man skillnad mellan administrativ ledning och yrkesmässig ledning. Detta gäller även kuratorstjänsterna.
 
Enligt 46 a § i socialvårdslagen (1301/2014) får administrativa ledningsuppgifter inom socialvården huvudsakligen skötas av en socialarbetare eller en person som har en för uppgiften lämplig högre högskoleexamen och kännedom om branschen samt dessutom tillräcklig ledarförmåga.
 
För den yrkesmässiga ledningen av socialvården ansvarar socialarbetaren i enlighet med 9 § i lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården (817/2015). Detsamma gäller kuratorstjänsterna oberoende av vilken utbildningsbakgrund kuratorerna har. För den ansvariga kuratorn är behörighetskravet behörighet som socialarbetare i enlighet med lagen om elev- och studerandevård (2013/1287). Välfärdsområdet får bestämma hur uppgifterna med den yrkesmässiga ledningen av socialarbetet ska delegeras på ett ändamålsenligt sätt. Föreståndaren för kuratorstjänsterna kan vara en ansvarig kurator, men välfärdsområdet kan också tillämpa något annat förfarande.    
 
Oberoende av vilket ledningsförfarande som tillämpas ska alla kuratorer och läroanstalter ha tillgång till en ansvarig kurators yrkesmässiga stöd. På det sättet säkerställer man arbetets kvalitet, yrkesetiken, jämlikheten i tjänsterna ur elevernas och kundernas synvinkel och en målinriktad handledning och utveckling i arbetet. Antalet ansvariga kuratorer i ett välfärdsområde ska vara så stort att de förpliktelser som anges i lagen om elev- och studerandevård (2013/1287) faktiskt kan fullgöras. Om en ansvarig kurator också tilldelas uppgiften med den yrkesmässiga ledningen av socialarbetet, ska detta beaktas också i arbetsresurserna och de övriga kraven.    

Elevhälsans kuratorstjänster är en del av de elevhälsotjänster som avses i lagen om elev- och studerandevård. Välfärdsområdet ska ordna elevhälsans kuratorstjänster för elever och studerande vid de skolor och läroanstalter som är belägna inom välfärdsområdets område, med iakttagande av vad som föreskrivs i lagen om elev- och studerandevård (27 c § i socialvårdslagen). Kuratorns huvudsakliga och viktigaste uppgift är att ge stöd och handledning för studierna och skolgången i syfte att främja välbefinnandet i skol- och studiegemenskapen och samarbetet med de studerandes familjer och andra närstående och stödja de studerandes inlärning och välbefinnande och deras sociala och psykiska färdigheter. Vid ordnandet av kuratorstjänster ska man sörja för att det inte finns flera än 670 studerande per kurator (7 och 9 § i lagen om elev- och studerandevård). 

Kuratorn kan också göra de bedömningar av servicebehov som avses i socialvårdslagen för att tillgodose barnets bästa, förutsatt att kuratorns huvudsakliga uppgifter och arbetsläget tillåter detta. Även när detta inte är möjligt och bedömning av servicebehov inte hör till kuratorns arbetsuppgifter, ska kuratorn veta vad som ska göras när stödbehovet hos ett barn, en ung person eller en vuxenstuderande behöver bedömas. Enligt socialvårdslagen är det de yrkesutbildade personerna inom socialvården som ansvarar för bedömningen av servicebehovet, och bedömningen ska göras i den omfattning som klientens livssituation kräver. För bedömningen av servicebehovet hos de barn och andra personer som behöver särskilt stöd ansvarar socialarbetare i tjänsteförhållande (36 § i socialvårdslagen).

Vid arbetsfördelningen av uppgifterna med bedömningen av servicebehovet ska välfärdsområdena utgå från vad som är bäst för barnen, ungdomarna och vuxenstuderande. Man ska försöka undvika att klienten måste byta yrkesperson och tjänst för ofta. Det rekommenderas att kuratorer vid behov ska kunna delta i bedömningen av servicebehovet när kuratorn känner eleven eller den studerande bra eller när det är naturligt att göra bedömningen av servicebehovet i skol- eller studiemiljön.  

Välfärdsområdena får också bestämma att kuratorn ska vara den kontaktperson som avses i socialvårdslagen. Som en del av arbetet kan kuratorn bevilja tjänster och till exempel kompletterande och förebyggande utkomststöd enligt socialvårdslagen förutsatt att kuratorns huvudsakliga arbetsuppgifter inte äventyras. Kuratorns uppgifter ska bestämmas så att barnens, de ungas eller de vuxenstuderandes intressen och tillgång och tillgänglighet till tjänster tillgodoses på bästa möjliga sätt. 

Välfärdsområdet ska ordna elevhälsans kuratorstjänster för elever och studerande vid de skolor och läroanstalter som är belägna inom välfärdsområdets område i enlighet med i lagen om elev- och studerandevård. (27 c § i socialvårdslagen). I regel fattas inget förvaltningsbeslut om kuratorstjänster. Ifall klienterna önskar det, har de rätt att få beslut i enlighet med de allmänna verksamhetsprinciperna i socialvårdslagen.

Lagstiftningen fastställer hur tjänsterna ska ordnas och hur behovet av tjänster ska bedömas för att det ska vara så enkelt som möjligt för klienten att uträtta ärenden och använda tjänsterna. Det är viktigt att karaktären hos de individuella kuratorstjänsterna fortsätter vara ett stöd med låg tröskel för elevernas välmående, utveckling och skolgång i enlighet med lagen om elev- och studerandevård.

På samma sätt som vid andra socialvårdstjänster kan man ge allmän rådgivning och handledning i kuratorstjänsterna utan att en klientrelation inleds. Kuratorn kan också vid behov ge rådgivning och handledning anonymt. Rådgivning och handledning kan ges till exempel om hur tjänster ordnas och om hur man söker sig till dem.

En klientrelation inom kuratorsarbetet inleds, när kuratorn får en begäran om service eller om kuratorn på annat sätt får veta att det finns behov av kuratorstjänster och kuratorn börjar utreda elevens eller studerandes situation och servicebehov (ärendet blir anhängigt). Då börjar även kuratorns skyldighet att föra anteckningar.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att elevhälsan bildar en fungerande helhet. Detta förutsätter att utbildningsanordnaren och välfärdsområdet kommer överens om gemensamma tillvägagångssätt. Det har konstaterats att samarbetet mellan utbildningsanordnarna ökar i de områden där samkommunerna har haft organiseringsansvaret för elevhälsotjänsterna. Detta har också gjort det möjligt att gemensamt utveckla det generellt inriktade arbetet i området. 

Utbildningsstyrelsen kommer på samma sätt som hittills att tillsammans med Institutet för hälsa och välfärd utifrån lagstiftningen bereda bestämmelser om de centrala principerna och målen för elevhälsan samt om utarbetandet av en elevhälsoplan på alla utbildningsnivåer.

Elevhälsotjänsterna ska i första hand tillhandahållas på läroanstalten eller i läroanstaltens omedelbara närhet, och de ska vara lättillgängliga. Detta baserar sig på bestämmelserna i 9 § i lag om elev- och studerandevård. 

Distanstjänster får användas som komplement, men inte så att de äventyrar tillgängligheten eller kvaliteten på tjänsterna. För att få tillhandahålla en tjänst på distans krävs det samtycke av den studerande, en datasäker förbindelse och en yrkespersons bedömning av om det är lämpligt att tillhandahålla tjänsten på distans.

Distanstjänster kan vara motiverade till exempel när den studerande studerar på distans eller är frånvarande på grund av sjukdom. Med distansförbindelse avses inom social- och hälsovårdstjänster en förbindelse i realtid där de som deltar befinner sig på olika platser, och som sker till exempel via videosamtal, via telefon eller någon annan elektronisk förbindelse.  Även bedömningen av hur brådskande behovet är kan göras på distans. Det här får dock inte ersätta den personliga diskussionen med en yrkesperson inom elevhälsan. 

Även om elevhälsotjänstens kuratorer, psykologer, hälsovårdare och läkare har flyttadet över till välfärdsområdena, förblev deras rätt att behandla uppgifter om studerande oförändrad när det gäller ordnande av individuellt inriktad elevhälsa.

I utbildningsanordnarens informationssystem antecknas och lagras uppgifter om eleverna, till exempel via Wilma eller något annat användargränssnitt. Dessa uppgifter bildar utbildningsanordnarens register. Enligt dataskyddslagstiftningen får uppgifter registreras och användas endast för anordnandet av undervisning, som hittills. Det kan till exempel handla om elevers personuppgifter, uppgifter relaterade till undervisningen och uppgifter om frånvaro. 
Utbildningsanordnaren har också ett register över elevhälsans sektorsövergripande individuellt inriktade insatser (elevhälsoregister). I detta register införs de elevhälsojournaler som förs över expertgruppens arbete inom den sektorsövergripande individuellt inriktade elevhälsan samt andra handlingar som utarbetats eller fåtts om en enskild elev i uppgifter med anknytning till detta arbete. Den personuppgiftsansvarige ska utse en ansvarsperson för registret. Ansvarspersonen bestämmer åtkomsträttigheterna till registrets uppgifter för de yrkesutbildade inom elevhälsan (lärare och anställda inom elevhälsotjänsterna) som deltar i expertgruppen för den studerande i fråga. 

Undervisnings- och kulturministeriet och Utbildningsstyrelsen ansvarar för lagstiftningen och anvisningarna om de ovan nämnda registren och informationssystemen hos utbildningsanordnarna. 

De bestämmelser som nämns i Utbildningsstyrelsens anvisning och som ska beaktas vid överlämnande av uppgifter från undervisningsväsendets register till de yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården som arbetar inom elevhälsan finns i åtminstone följande lagar: lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000; 20 §), gymnasielag (714/2018; 58 §) och lag om yrkesutbildning (531/2017; 109 §).

Enligt 20 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården är utbildningsanordnarna skyldiga att till välfärdsområdet på dess begäran avgiftsfritt och trots sekretessbestämmelserna lämna sådana uppgifter och utredningar som de förfogar över och som i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården och som är nödvändiga för välfärdsområdet på grund av dess lagstadgade uppgifter att utreda klientens behov av socialvård, för att ordna socialvård och genomföra därtill anknutna åtgärder samt för att kontrollera uppgifter som lämnats till välfärdsområdet. På grundval av denna bestämmelse kan kuratorerna således begära uppgifter som samlats av utbildningsanordnaren, om uppgifterna behövs i arbetet. 
Om rätten för studerandehälsovården på andra stadiet att få information finns bestämmelser i både gymnasielagen och lagen om yrkesutbildning. Enligt 58 § i gymnasielagen får uppgifter om en studerandes hälsotillstånd och funktionsförmåga som är nödvändiga för skötseln av uppgifter trots sekretessbestämmelserna lämnas ut till dem som ansvarar för studerandehälsovården, för att trygga de studerandes hälsa och säkerhet och för att i förekommande fall anvisa till stödåtgärder. Motsvarande bestämmelse finns i lagen om yrkesutbildning (109 §). 

Enligt 23 § i lagen om elev- och studerandevård har de som deltar i anordnandet och genomförandet av individuellt inriktad elevhälsa för en studerande trots sekretessen rätt att av varandra få och att till varandra och den myndighet som ansvarar för elevhälsan lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att individuellt inriktade insatser från elevhälsan ska kunna ordnas och genomföras. Denna bestämmelse möjliggör utbyte av information mellan de anställda inom elevhälsotjänsterna.

Från ingången av 2023 har kuratortjänsten varit en socialvårdstjänst, där dokumenteringen ska ske i enlighet med bestämmelserna om dokumentering inom socialvården. I praktiken innebär detta bland annat

• Att dokumenteringen görs i socialvårdens klientregister
• Att man ska använda THL:s strukturerade handlingar som finns i tjänsten Sosmeta. 
• Dokumenteringen ska göras på ett enhetligt och datasäkert sätt och i realtid, och den ska stödja klientens ställning, klientens rättigheter och den anställdas rättsskydd. 

Kuratortjänsterna ska vara klara för att anslutas till Kanta-tjänsterna senast den 1 september 2026 när journalhandlingarna ska införas i den riksomfattande arkiveringstjänsten för socialvården. När handlingsstrukturerna används vid dokumenteringen kan uppgifterna användas för sekundära ändamål såsom statistikföring och kvalitetsuppföljning.

Central lagstiftning:

• I lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015) föreskrivs det vilka handlingar som ska upprättas inom socialvården, vilka uppgifter de ska innehålla och hur de ska upprättas.  Journalhandlingarna inom socialvården ska vara strukturerade och innehållet i dem enhetligt. 
• I lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (784/2021) föreskrivs om elektronisk behandling av klientuppgifter, dataskydd, åtkomsträttigheter och anslutning till Kanta. Tjänstetillhandahållare inom socialvården ska ansluta sig till den riksomfattande informationsresursen för kunduppgifter senast den 1 september 2026. 
• I EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR, 2016/679) och dataskyddslagen (1050/2018) föreskrivs det om behandling av personuppgifter, registrerades rättigheter och uppgifternas användningsändamål. 
• I lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) föreskrivs det om klientens rätt att få veta vad uppgifterna används till och om skyldigheten att utreda minderårigas åsikt. Klienten har rätt att få veta vad informationen om dem används till och hur den behandlas. 
• I socialvårdslagen (1301/2014) föreskrivs det om ordnandet av socialvårdstjänster och om klientrelationen. Bedömningen av servicebehovet och klientplanen ska göras i den omfattning som klientens livssituation förutsätter. 

Kuratorerna kommer att registrera uppgifterna inom den individuellt inriktade elevhälsan i socialvårdens klientregister och psykologerna i patientregistret inom hälso- och sjukvården. Personuppgiftsansvarig för dessa register är välfärdsområdet. Den personuppgiftsansvariga bestämmer vilka användar- och åtkomsträttigheter som ska gälla för varje uppgift i ett visst register.

Bestämmelser om utbyte av information mellan olika register (inom social- och hälsovården) finns i lagstiftningen. I praktiken innebär detta bestämmelser om sektorsövergripande registrering samt utbyte av information med klientens/patientens samtycke.

Nödvändiga uppgifter som gäller den sektorsövergripande expertgruppen för individuellt inriktad elevhälsa antecknas i den elevhälsojournal som utbildningsanordnaren för (20 § i lagen om elev- och studerandevård). 

Om eleven också omfattas av elevhälsotjänster, registreras de nödvändiga uppgifterna också i informationssystemet för social- och hälsovården, på samma sätt som andra uppgifter som är viktiga med tanke på det individuellt inriktade elevhälsoarbetet.

Det finns inga bestämmelser om bokföring av det generellt inriktade elevhälsoarbetet. Utbildningsanordnaren beslutar i vilket system planeringen, genomförandet och uppföljningen av det generellt inriktade arbetet bokförs vid läroanstalten. 

Hur planeringen och uppföljningen av arbetstiden i fråga om anställda inom elevhälsan ska genomföras bestäms av välfärdsområdet.

När det gäller de individuellt inriktade elevhälsotjänsterna ska det arbete som görs tillsammans med eleven bokföras i social- och hälsovårdssystemen. Informationssystemen används alltså för bedömning, genomförande och uppföljning av det stöd eleven behöver på det sätt som föreskrivs i lagstiftningen om registrering inom social- och hälsovården (lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 784/2021, lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården 812/2000, lagen om klienthandlingar inom socialvården 254/2015). 

Det individuellt inriktade arbetet är bara en av de uppgifter som ingår i arbetsbeskrivningen för anställda inom elevhälsan, och uppföljningen av arbetet sker inte på samma sätt som arbetsgivarens uppföljning av arbetstiden.  Hur planeringen och uppföljningen av arbetstiden i fråga om anställda inom elevhälsan ska genomföras bestäms av välfärdsområdet. 

Välfärdsområdena har ett enda gemensamt klientregister inom socialvården och i det registreras alla uppgifter om tjänsterna inom socialvården.  Även alla uppgifter om hälso- och sjukvård registreras i ett enda kundregister som upprätthålls av välfärdsområdena.  

Från den 1 januari 2023 bör kurators- och psykologtjänsterna använda ett sådant datasystem som uppfyller social- och hälsovårdslagstiftningens krav på registrering och förvaring av uppgifter i registren.  (Lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 784/2021, Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården 812/2000, Lagen om klienthandlingar inom socialvården 254/2015).  

Alla de kunduppgifter som antecknas inom kuratorstjänsterna är således klienthandlingar inom socialvården och ska kunna registreras med metadata i systemet så, att det framgår att de hör till socialvårdens klientregister.   Handlingarna ska dessutom med hjälp av metadata kopplas till en serviceuppgift och socialtjänst inom socialvården samt till en tjänsteprocess för upprättandet av handlingarna.   Kundinformationssystemet måste också vara sådant att det är möjligt att bevilja användarrättigheterna i fråga om klientuppgifterna inom socialvården.  

• Dokumentation av kuratorsarbetet (THL)