Finland övergår till elektronisk ärendehantering

Elektroniska postlådor blir den primära kommunikationskanalen vid medborgarnas myndighetskommunikation i stället för pappersbrev. Regeringen fastslog vid sin strategisession måndagen den 26 september riktlinjerna för inledningen av lagberedningen som gäller ärendet.

Målet är att användningsskyldigheten träder i kraft år 2018. Övergången till en elektronisk postlåda är ett led i regeringens spetsprojekt Digitalisering av offentliga tjänster, vars målsättning är användarvänliga och i första hand digitala tjänster.

– Övergången till en elektronisk postlåda medför betydande besparingar för den offentliga förvaltningen. Till exempel FPA och Skatteförvaltningen använder sammanlagt nästan 25 miljoner euro om året på papperspost, säger kommun- och reformminister Anu Vehviläinen.

Elektroniska postlådan betyder i praktiken en meddelandeförmedlingstjänst som byggs inom programmet för den nationella servicearkitekturen KaPA. Lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för elektronisk ärendehantering som trädde i kraft i juli 2016 förpliktar redan den offentliga sektorn till att använda digitala stödtjänster. I det andra skedet av beredningen kommer användningsskyldigheten även att omfatta medborgarna i form av elektronisk ärendehantering.

Elektronisk ärendehantering är redan nu vardagligt för största delen av medborgarna t.ex. i fråga om bank- och försäkringsärenden.

– I den digitala världen finns handlingarna tillgängliga överallt: hemma, på arbetsplatsen, på stugan och på resa. Besluten når medborgarna genast tack vare elektronisk förmedling oberoende av tid och plats. Lagen om elektronisk ärendehantering tryggar alternativa serviceformer för dem som inte kan använda elektroniska tjänster, poängterar Vehviläinen.

Modell från Danmark

Modellen för elektronisk förmedling av meddelanden kommer från Danmark. I Danmark gjordes den elektroniska myndighetskommunikationen förpliktande för medborgarna år 2014. Över 15-åriga medborgare ska öppna en egen digipostlåda och följa myndighetsmeddelanden och handlingar som sänds dit på samma sätt som traditionell post.

– 89 procent av danskarna hade öppnat en digipostlåda före utgången av 2015. I Danmark inkluderar lagen en befrielse för medborgare som inte kan utnyttja elektronisk ärendehantering. I praktiken beviljades rätten även sådana personer som aldrig öppnat sin postlåda. Andra länders erfarenheter är värdefulla för Finland då vi utarbetar vår egen lagstiftning om elektronisk ärendehantering, konstaterar Vehviläinen.

Stöd och hjälp åt dem som behöver det

Alla medborgare kan inte nås med elektronisk kommunicering. Därför säkrar man med olika stödåtgärder att alla har möjlighet att uträtta ärenden. Samserviceställena är ett sätt att stöda elektronisk myndighetskommunikation. En regeringsproposition om utvecklingen av dem kommer att lämnas under oktober 2016.

Finansministeriet har också inlett ett projekt där man med hjälp av försök som varar till slutet av 2017 utvecklar en ny kundservicemodell som stöder digitalisering (AUTA-projektet). Den nya handlingsmodellen siktar mot kundvänliga och flexibla stödformer med vilkas hjälp man kan säkra jämlik tillgång och användbarhet hos de digitala tjänsterna.

Färdplan bereds

Vid sidan av postlådan bereds en färdplan för andra tjänster som i fortsättningen i första hand skulle vara tillgängliga endast digitalt. De första av dem är redan i användning. Skattedeklarationstjänsterna har till exempel digitaliserats i stor omfattning och elektroniska tjänster kan snabbt göras till den primära kommuniceringsformen.

Spetsprojektet Förnyandet av arbetskraftsförvaltningen till att stödja sysselsättning satsar i digitala tjänster som kunde lätta på matchningsproblemen, dvs. att arbetet och utförarna hittar varandra. Användningsgraden av digitala tjänster inom arbetskraftsservicen är i dagsläget 90 procent, vilket betyder att digitala tjänster redan nu är den primära kommunikationsformen.

Regeringen behandlar färdplanen under våren 2017.

Förfrågningar:

Tuomas Vanhanen, specialmedarbetare, tfn 02955 30216, tuomas.vanhanen(at)vm.fi

Olli-Pekka Rissanen, specialsakkunnig, tfn 02955 30364, olli-pekka.rissanen(at)vm.fi