Tietosuoja
Yhteystiedot
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava Lassi Kauttonen
STM, Yhteisöt ja toimintakyky -osasto
tietosuojavastaava.stm(at)gov.fi
Rekisterinpitäjä
Sosiaali- ja terveysministeriö, PL 33, 00023 Valtioneuvosto
Kirjaamo: kirjaamo.stm(at)gov.fi ja p. 0295 63100
Digitaalinen turvallisuus sosiaali- ja terveysministeriössä
Sosiaali- ja terveysministeriössä lähtökohta on, että kaikkien on voitava tehdä työnsä turvallisessa ympäristössä. Lisäksi kaikkien kansalaisten on voitava asioida sähköisesti sekä turvallisesti ja heille on välitettävä tieto, että heidän omat tietonsa on suojattu asianomaisesti. Kun suuri osa työstä ja palveluista tapahtuu nykyään sähköisessä ympäristössä tai ainakin sähköisillä apuvälineillä, on sähköisen ympäristön turvallisuus olennaisen tärkeää myös sosiaali- ja terveysministeriölle.
Sosiaali- ja terveysministeriössä tietoturvaa edistetään muun muassa osana sote-sektorin digitalisaation ohjausta, eri lainvalmisteluryhmissä, neuvottelukunta- ja informaatio-ohjaustyössä ja hallinnonalan ohjauksella. Ministeriö toimii myös poikkihallinnollisesti eri ministeriöiden tietoturvaan liittyvissä asiantuntijaryhmissä ja toimii lausuntojen antajana sekä on mukana kansainvälissä tietoturvaverkostoissa.
Ministeriön lainvalmistelussa ja neuvottelukunnissa pyritään huomioimaan sote-sektorin digitalisaation tietoturva ja sen erityispiirteet sekä vaatimukset. Vastaavasti informaatio-ohjaus tukee tietoturvan toimenpanoa sote-sektorilla.
Ministeriössä harjoitellaan erilaisia kyberturvallisuuteen liittyviä tilanteita ja laaditaan riskipohjaisia tietoturvasuunnitelmia. Lisäksi ministeriössä tehdään jatkuvuuden sekä varautumisen hallintaa kansallisten ohjeiden ja linjausten mukaisesti, kuten edistetään kansallista kyberharjoittelua ja riskienhallintaa.
Ministeriö huolehtii omien järjestelmiensä tietoturvasta ja edistää valtioneuvoston yhteisten järjestelmien tietoturvaa. Ministeriö tekee vahvaa yhteistyötä valtioneuvoston asiantuntijoiden kanssa.
Ministeriöllä on nimetty tietoturvapäällikkö ja kaksi muuta erittäin kokenutta tietoturvan asiantuntijaa.
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja tallennetaan vain perustellusta syystä. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon. Palveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa.
Tietoja käsittelevät palvelun sisältöä ylläpitävät henkilöt ministeriöissä sekä palvelua tuottavat yhteistyökumppanit alihankkijoineen, joiden kanssa ministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Palveluiden käyttäjänä sinulla on oikeus mm. saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta tallennamme ja kuka käsittelee tietojasi. Lisäksi voit tarkistaa sinusta keräämämme tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle.
Käyttäjän oikeudet ja henkilötietojen tarkistaminen
Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan.
Sivun sisältö viitottuna suomenkielisellä viittomakielellä:
Tallennetut tiedot
Tietojen sisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tilaisuuksiin ilmoittauduttaessa pyydetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Tilaisuudesta riippuen voidaan tarvittaessa pyytää myös muita henkilötietoja.
Kun olet meihin yhteydessä, keräämme lisäksi seuraavia tietoja
- Tietoja, jotka olet antanut meille osallistuessasi tapahtumiin.
- Lähettämäsi palautteet, kirjeet, asiakirja- tai tietopyynnöt ja muut yhteydenottosi.
Tietojen luovutus
Voimme luovuttaa tietoja tapauskohtaisesti sellaisille toimijoille, jotka liittyvät kyselyihin – esimerkiksi ministeriön valvomolle. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajan roolissa.
Hankeikkuna on valtioneuvoston yhteinen julkinen verkkopalvelu valtioneuvoston ja sen ministeriöiden hanketiedon hallintaan ja julkaisuun.
Hankeikkuna sisältää henkilötietoja, joita valtioneuvoston kanslia käsittelee tietosuoja-asetuksen 86 artiklan yleisen edun vuoksi ottaen huomioon myös virallisten asiakirjojen julkisuusperiaate. Hankeikkunan sisältämät henkilötiedot on saatu valtioneuvoston työntekijöiltä, jotka ovat lisänneet tietoja erilaisista hankkeista järjestelmään.
Tallennetut tiedot
Hankeikkuna sisältää hankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöiden sekä esimerkiksi työryhmien jäsenten nimitiedot ja sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumerot.
Tietojen luovutus
Hankeikkunan sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Hankkeen päätyttyä hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden tiedot poistetaan automaattisesti verkkosivuilta (lukuun ottamatta yhteyshenkilöä). Henkilöiden tiedot jäävät tämän jälkeen näkyviin Hankeikkunan virkahenkilön käyttöliittymään valtioneuvoston sisällä. Tiedot on säilytettävä virkahenkilön käyttöliittymässä mm. raporttien tuottamiseksi hankkeisiin osallistuneista henkilöistä.
Kampus on valtioneuvoston yhteinen virtuaalityöpöytä, jossa on kunkin virkamiehen työprofiilin mukaan räätälöity työpöytä. Kampus tukee käyttäjän omaa ja koko valtioneuvoston yhteistä työntekoa sekä verkostoitumista valtioneuvostossa. Kampus sisältää sähköisen työtilan, Tiimerin, johon voidaan antaa käyttöoikeuksia myös valtioneuvoston ulkopuolisille henkilöille. Tiimeri on sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö. Se mahdollistaa yhteistyön yli organisaatiorajojen.
Ministeriö käsittelee Kampuksen henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Valtioneuvoston kanslia vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä.
Tallennetut tiedot
Kampus-rekisteriin kirjataan käyttäjien Kampus-palvelussa ilmoittamat tiedot, käyttäjätiedon hakemistopalvelun (AD) kautta tulevat tiedot sekä järjestelmän keräämää tietoa käyttöön liittyen. AD:n kautta tulevat pakolliset tiedot: nimi, työpuhelin, osasto, titteli, esimies, työsähköposti, toimisto, organisaatio, yksikkö, esimies, Kieku-numero ja organisaatiokaavio. Lisäksi virkamiehet voivat itsenäisesti täydentää profiiliinsa mm. kuvan, kotipuhelinnumeron jne.
Tiimeriin tallennetaan seuraavat pakolliset perustiedot: työsähköpostiosoite, nimi ja työnantajan nimi. Näiden lisäksi käyttäjä voi halutessaan lisätä profiiliinsa paljon muitakin tietoja.
Tietojen luovutus
Kampuksen tai Tiimerin tietoja ei luovuteta eteenpäin. Rekistereiden tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään palvelussa sen elinkaaren ajan.
Ministeriön asianhallintajärjestelmä on sähköinen asiarekisteri ja asiakirjojen hallintajärjestelmä. Otamme vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministereille ja ministeriöille lähettämiä kirjeitä, palautteita, kysymyksiä ja tietopyyntöjä. Kaikki kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot rekisteröidään asianhallintajärjestelmään, jossa niille muodostuu käsittelyä osoittava diaarinumero.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Rekisteröinnin avulla osoitetaan asiakirjan saapuminen, mahdollistetaan asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen, autetaan asiakirjojen julkisuusperiaatteen toteutumista, saadaan kirjattujen asiakirjojen asiahakemisto sekä raportteja ja tilastoja.
Järjestelmät
- Valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmä on sähköinen asia- ja asiakirjarekisteri.
- Sähköpostitse kirjaamoon saapuvat viestit ja yhteydenotot arkistoidaan valtioneuvoston asianhallintajärjestelmään ja poistetaan sähköpostista. Salassa pidettävää tietoa sisältävät sähköpostit lähetetään salatulla turvasähköpostilla.
Tallennetut henkilötiedot
Nimitietoja tarvitaan yksilöimään asian vireille pannut henkilö.
Muut tallennetut tiedot
Yhteydenoton asiasisältö ja käsittelijän tiedot tallennetaan.
Tietojen luovutus
Asiakkaat saavat pyynnöstä otteen järjestelmän julkisista tiedoista.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja säilytetään viranomaisia koskevien määräysten ja Kansallisarkiston tekemien säilytysaikapäätösten mukaisesti.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja ministeriön tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että kansalaiskirjeet, joihin olemme vastanneet, säilytetään pysyvästi. Sen sijaan kansalaiskirjeitä, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, säilytetään 2 vuotta hallituskauden päättymisestä. Tieto- ja asiakirjapyyntöjä säilytetään 10 vuotta. Toimittajien ja muiden sidosryhmien lyhyitä tietopyyntöjä, joihin on vastattu suoraan sähköpostitse, säilytämme yhden vuoden.
Tietojärjestelmässä ylläpidetään tietoa sosiaali- ja terveysministeriölle tehdyistä kunniamerkkiehdotuksista ja myönnetyistä kunniamerkeistä.
Kyseessä on lakisääteinen käsittely, joka pohjautuu lakiin julkisen arvonannon osoituksista (1215/1999) eikä suostumusta tarvitse kysyä etukäteen.
Paperiset ehdotuslomakkeet
- Ehdottajan tiedot
- Ehdokkaan henkilötiedot: nimi, aiempi nimi, henkilötunnus, ammatti, kotipaikka, sukupuoli, ehdokkaan koulutustiedot, tutkinnot, työhistoria, luottamustoimet
- Kunniamerkkitiedot: ehdotusvuosi, ehdotettu merkki, päätös merkistä, aiemmin myönnetyt merkit, myös muiden ehdottajien esittämät
- Lisätiedot: halukkuus vastaanottaa kunniamerkki, hyvämaineisuus/nuhteettomuus, sotilasarvo.
- Ehdotuksen perustelut
- Äitienpäiväkunniamerkkiehdotuksissa lisäksi: avioliiton solmimisaika, aviopuolison nimi ja ammatti, lasten nimet ja syntymäajat, koulutus ja ammatti, kuvaus kotioloista, toiminta kodin ulkopuolella (ansiotyö, vapaaehtoistyö, yhteiskunnallinen toiminta, harrastukset)
Tietojärjestelmä
- Ehdottajan tiedot
- Ehdokkaan henkilötiedot: nimi, aiempi nimi, henkilötunnus, ammatti, kotipaikka, sukupuoli
- Kunniamerkkitiedot: ehdotusvuosi, ehdotettu merkki, päätös merkistä, aiemmin myönnetyt merkit
Tietoja säilytetään tietokannassa vuodesta 1979 alkaen, niin kauan kuin tieto henkilölle aikaisemmin myönnetyistä kunniamerkeistä on tarpeellinen uusien ehdotusten käsittelyyn.
Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle noudattaen EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimia edellytyksiä. Tarkemmat tiedot ovat rekisterikohtaisessa tietosuojaselosteessa.
Katso tietosuojaseloste: stm.fi/tietosuojaselosteet
Erilaisten kyselyjen toteuttamiseksi ja tilaisuuksiin ilmoittautumisissa keräämme tarvittavat henkilötiedot.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tilaisuuksiin ilmoittauduttaessa pyydetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Tilaisuudesta riippuen voidaan tarvittaessa pyytää myös muita henkilötietoja.
Median kulkuluvat tiedotustiloihin: sähköpostiosoite, etu- ja sukunimi, syntymäaika, matkapuhelinnumero, tehtävä ja/tai tehtävänkuvaus, tiedotusväline ja sen yhteystiedot, yhteyshenkilön nimi.
Tietojen luovutus
Voimme luovuttaa tietoja tapauskohtaisesti kyselyihin liittyville toimijoille, esimerkiksi ministeriön valvomolle. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajana.
Tietojen säilytysaika
Kyselyissä tarkoituksenmukainen säilytysaika vaihtelee tapauskohtaisesti.
Ilmoittautumisissa säilytysaika on tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika.
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Sosiaali- ja terveysministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain valtioneuvoston palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä ministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Käsiteltävät tiedot
Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.
Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.
Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.
Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:
- toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
- esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
- syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
- ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.
Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.
Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti
Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt.
Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.
Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
Mediapalvelu on valtioneuvoston medialle tarkoitettu ja rekisteröitymistä edellyttävä verkkopalvelu.
Median tila-akkreditointirekisteri sisältää tiedot median edustajista, joille on myönnetty vuosittainen kulkuoikeus (akkreditointi) valtioneuvoston tiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin pois lukien korkean turvaluokituksen tilaisuudet. Rekisteri muodostetaan vuosittain siten, että mediat itse ilmoittavat henkilöt, joille tarvitaan akkreditointi.
Keräämme tietoja, jotta voimme varmistua, että mediapalvelun jäsenyyden ja tila-akkreditoinnin hakijat ovat median edustajia ja siten kuuluvat palvelujen piiriin.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Mediapalveluun rekisteröityessä tallennetaan henkilön etu- ja sukunimi, kansalaisuus, syntymäaika, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, osoite, organisaation tiedot, tehtävä tai titteli sekä freelancereiden osalta tarkentavat tiedot.
Tila-akkreditoinnin yhteydessä kysymme organisaation tiedot, median edustajan etu- ja sukunimi, syntymäaika, tehtävä/titteli, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero sekä kuva. Lisäksi pyydämme kulkukortin toimitusosoitteen ja yhteyshenkilön nimen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Mediapalvelun jäsenyyttä koskevat tiedot säilytämme rekisterissä, kunnes median edustaja itse ilmoittaa, että ei enää tarvitse tunnusta.
Tila-akkreditointi uusitaan vuosittain edeltävän vuoden tietojen pohjalta. Edellisen vuoden tietoja säilytämme enintään vuoden.
Toimimme Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kanssa yhteisrekisterinpitäjinä M2 Blue matka- ja kuluhallintajärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta.
Rekisteröityjen ryhmät
Sosiaali- ja terveyministeriön työntekijät, sosiaali- ja terveysministeriön ulkopuoliset matkustajat ja palkkionsaajat.
Henkilötietoryhmät
Henkilönumero, etunimet ja sukunimi, henkilötunnus, lähiosoite, sähköpostiosoite, maa, pankkitiedot, puhelinnumero, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, henkilön organisatoriset tiedot matkustuksen kulujen tiliöintiä varten, M2- tai Virtu-käyttäjätunnus, henkilön matka-, kulu- ja ajotiedot, tiedot henkilön maksuaikakortti- ja matkatiliostoista, käyttäjärooli, vuosi-ilmoituksen suorituslaji.
Tallennetut tiedot
Matkustajan nimi, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, pankkitili, kustannuspaikka, henkilön matka-, kulu- ja ajotiedot, tiedot henkilön maksuaikakortti- ja matkatiliostoista.
Avoimet virat julkaistaan valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava myös työhakemuksen jättämiselle.
Keräämme Valtiolle.fi-palvelussa valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa jättäessään hakemuksen. Laadimme hakuprosessin päättyessä vertailumuistion, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti. Perustelumuistion liitteinä ovat hakijaluettelo ja ansioyhteenveto.
Järjestelmät
- Hakemukset jätetään ja käsitellään valtionhallinnon yhteisessä valtiolle.fi-palvelussa, jota tarjoaa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.
- Videohaastatteluissa käytämme apuna Recright-videohaastattelutyökalua
- Hakemukset, nimitysesitykset ja -päätökset arkistoidaan valtioneuvoston VAHVA-asianhallintajärjestelmään.
- Päätöksentekojärjestelmässä käsitellään valtioneuvoston yleisistunnossa ja tasavallan presidentin esittelyssä päätettävät nimitysasiat.
Tallennetut henkilötiedot
Keräämme seuraavat henkilötiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, sukupuoli, osoite, puhelin, sähköposti ja muu mahdollinen yhteystieto), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, hakuprosessissa tallennetut videomateriaalit, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Käsittelemme hakijan tietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan, virkamieslain (750/1994) ja -asetuksen (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) perusteella.
Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitelemme turvallisuusselvityslain 45 ja 58-59 § pykälien mukaisesti.
Muut tallennetut tiedot
Haettavien virkojen/tehtävien kuvaukset
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Valtioneuvoston yleisistunnossa ja tasavallan presidentin esittelyssä päätetyt nimitysasiat julkaistaan valtioneuvoston päätöksinä.
Emme luovuta tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat hakijan Valtiolle.fi-järjestelmään luomasta profiilista kaksitoista (12) kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-järjestelmän työnantajalle näkyvästä osiosta 3 kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.
Sosiaali- ja terveysministeriössä rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät tarkemmin arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja viraston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Rekrytoinnin asiakirjojen (hakemusasiakirjat) yleinen säilytysaika on kaksi (2) vuotta, ellei ole erikseen säädetty. Yleinen säilytysaika perustuu yhdenvertaisuuslakiin (1325/2014) ja lakiin naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986). Kerromme pyynnöstä tarkemmin asianne käsittelyajoista.
Verkkosivuilta on mahdollista tilata uutiskirjeitä ja muita ajankohtaisaineistoja. Tilatessa annettavia henkilötietoja käsittelevät ministeriössä työskentelevät henkilöt sekä palveluntarjoajamme Emaileri, jonka kanssa on sovittu henkilötietojen käsittelystä.
Käsittelemme henkilötietojasi ministeriön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohta c-alakohta ja julkisuuslaki 20 §) sekä suostumuksesi perusteella.
Tallennetut tiedot
Uutiskirjeiden ja ajankohtaisaineistojen tilauspalveluissa tallennamme tilauksen yhteydessä annetun sähköpostiosoitteen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle lukuun ottamatta EU:n puheenjohtajakauden sisäisen uutiskirjeen tilaajien sähköpostiosoitteita. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Tiedot ajankohtaisaineistojen tilauspalvelussa sekä uutiskirjeiden tilausjärjestelmissä säilyvät, kunnes tilaaja itse lopettaa tilauksensa tai aineiston julkaiseminen päättyy.
Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi.
Verkkosivustojen palautelomakkeella voi lähettää kysymyksiä ja palautetta.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Tallennetut tiedot
Palautelomakkeessa pyydämme kysyjän nimen. Jos kysyjä haluaa viestiinsä vastauksen, pyydämme sähköpostiosoitteen. Halutessaan kysyjä voi myös antaa organisaation nimen.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi.
Lisätietoja
Lassi Kauttonen, neuvotteleva virkamies
sosiaali- ja terveysministeriö, Yhteisöt ja toimintakyky -osasto / YTO, Yhteiset palvelut -yksikkö / YPA Puhelin:0295163577 [email protected]