Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Viranomaisen toiminnassa syntyneet asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä jonkin lain perusteella ole määrätty salassa pidettäväksi. Julkisuusperiaatteen mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:n 2 momentissa tarkoitettua viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Myös sosiaali- ja terveysministeriön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoista ja asiarekisteristään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi.

Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää ja miten kansalaiset voivat yksilöidä tietopyyntönsä entistä paremmin.

Sosiaali- ja terveysministeriön tietoaineistot

Sosiaali- ja terveysministeriö vastaa sosiaali- ja terveyspolitiikan valmistelusta, suunnittelusta, ohjauksesta ja toimeenpanosta. Osana valtioneuvostoa STM

  • toteuttaa hallitusohjelmaa
  • valmistelee lainsäädännön ja keskeiset uudistukset
  • ohjaa uudistusten toteuttamista sekä
  • huolehtii valtioneuvoston esikuntatehtävistä.

Verkkosivuilla on julkaistu ministeriön:

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Tietopyynnöt voivat kohdistua lähtökohtaisesti ministeriön toimialan asioihin ja ministeriölle säädettyjen tehtävien puitteissa oleviin asiakirjoihin. Julkisuuslain mukaan jokaisella kansalaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Sosiaali- ja terveysministeriön asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan STM:n kirjaamoon. Asiakirjapyyntö kirjataan kirjaamon toimesta VAHVA asianhallintajärjestelmään. Kirjaamo siirtää pyynnön tämän jälkeen asiasta vastaavalle osastolle, joka puolestaan vastuuttaa asiakirjapyynnön jollekin virkamiehelle. Kirjaamosta saa myös tietopalvelua ja neuvoja tietopyyntöjen tekemiseen.

Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti siten, että siitä käy ilmi mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Tietopyynnön yksilöiminen esimerkiksi päivämäärällä, asian nimellä tai
asian valmistelijan nimellä helpottaa asiakirjan löytymistä. Julkista asiakirjaa koskevaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella, eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti tai esittää puhelimitse.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tietopyynnöt julkisesta asiakirjasta käsitellään mahdollisimman pian julkisuuslaissa säädettyjä määräaikoja noudattaen. Jos pyydetyn asiakirjan käsittely ja ratkaisu vaativat kuitenkin erityistoimenpiteitä tai asian käsittely vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, ilmoitetaan tästä tietopyynnön tekijälle. Mikäli tietopyyntö kohdistuu toisen viranomaisen aineistoon, asian käsittely voidaan siirtää vastaavalle viranomaiselle.

Tietopalvelun hinta

Tietopalvelu on pääosin maksutonta, mutta asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti.

Sosiaali ja terveysministeriön kirjaamon yhteystiedot

Sosiaali- ja terveysministeriö
PL 33
00023 VALTIONEUVOSTO
Faksi: 02951 63415
Puhelin: 02951 63100
Virallinen sähköpostiosoite: kirjaamo(at)stm.fi
Asiakirjat voidaan myös jättää sosiaali- ja terveysministeriölle osoitettuina valtioneuvoston
jakelukeskukseen Ritarikatu 2 B, 00170 HELSINKI

Tietovarantojen sisältämät tiedot

Tietovarannoilla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua viranomaisen tehtävien
hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävien tietoaineistojen muodostamaa kokonaisuutta tai
tietoaineistojen kokoelmaa, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Asiarekisterit

Sosiaali- ja terveysministeriön käyttämät asiarekisterit.

VAHVA

Ministeriöiden ja valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä.

EUTORI

Valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä. EU-asioiden valmistelu, asiakirjojen laadinta, jakelu, rekisteröinti ja haku sekä arkistointi.

Valtioneuvoston hankeikkuna

Valtioneuvoston yhteinen tietojärjestelmä ja julkinen verkkopalvelu valtioneuvoston ja sen ministeriöiden hanketiedon hallintaan ja julkaisuun

Itsenäiset toimielimet ja niiden asiarekisterit

Lääkkeiden hintalautakunta (Hila)

  • HILA 2020
  • HILA:n asianhallinta ja sähköinen asiointi

Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskus (STEA)

  • Sähköinen asianhallintajärjestelmä

Käyttäjän oikeudet ja henkilötietojen tarkistaminen

Jokaisella kansalaisella on oikeus saada tietää mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu asiarekisteriin. Pyynnön omien tietojesi tarkastamiseksi voit lähettää ministeriön kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeen sekä ohjeet ja palveluiden käyttäjän oikeuksiin liittyvät tiedot löydät oheisesta linkistä.

Asiakirjajulkisuuteen liittyvät käsitteet

Asiakirja

Kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla.

Asiakirja- viranomaisen asiakirja

Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Asiarekisteri

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Tietoaineisto

Koostuu asiakirjoista, tai tiedoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja.

Tietopyyntö

Viranomaiselle osoitettu tietopyyntö, jolloin pyynnön kohteena voi olla yksittäinen tieto, tiettyjä tietosisältöjä koostuva asiakirja tai näitä laajempi erimuotoinen viranomaisaineisto.

Tietovaranto

Tiettyä tarkoitusta varten muodostettu viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävien tietoaineistojen muodostama kokonaisuus tai tietoaineistojen kokoelma, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Lisätietoja

Mervi Alasaarela, erityisasiantuntija 
sosiaali- ja terveysministeriö, Sosiaali- ja terveydenhuollon ohjausosasto / OHO, Digitalisaation ja tiedonhallinnan ryhmä DITI 0295163065