Joanna Koski:
Ruoho on vihreämpää siellä, missä toimintaa ohjaa lean

Helsingin kaupungin kotihoito kehittää parhaillaan lännen palvelualueella työtä ja johtamista lean-menetelmin.

Edessä oleva sote-uudistus herätti meidät pohtimaan sitä, mitä voisimme tehdä kotihoidossa toisin. Ikääntyvien määrän ja hoidon tarpeen lisääntyessä tarvitsemme kaikki mahdolliset keinot käyttöön, jotta palveluja voidaan tuottaa tehokkaasti, mutta kuitenkin laadusta tinkimättä.

Terveydenhuollossa on kokeiltu vuosien saatossa erilaisia prosessin kehittämiseen liittyviä menetelmiä ja yksi näistä koulukunnista on lean-johtaminen.  Lean-johtaminen erilaisine menetelmineen on vielä melko uusi tapa organisaatioiden toimintakäytäntöjen kehittämisessä Suomessa.

Ikääntyvien määrän ja hoidon tarpeen lisääntyessä tarvitsemme kaikki mahdolliset keinot käyttöön.

Toyotan 1950-luvulla autoteollisuuteen kehittämä organisaation kehittämisfilosofia lean on kuitenkin nykypäivänä käytössä yhä enenevässä määrin myös terveydenhuollossa. Se on rantautunut Yhdysvalloista tänne Pohjolaan 2010-luvun alkupuolella.

Suomessa hyvinä lean-esimerkkeinä toimivat Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) ja Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS). Leanin keskiössä on asiakas ja sen perusperiaatteet liittyvät asiakkaalle tuotettavaan lisäarvoon, päivittäiseen johtamiseen ja toiminnan jatkuvaan parantamiseen hukkia tunnistamalla ja poistamalla.

Keskeinen osa leania on yhdessä tekeminen, visuaalisuus ja läpinäkyvyys.

Läntisen kotihoitoyksikön lean-matka alkoi tutustumismatkalla Eksoten Armilan kuntoutuskeskukseen keväällä 2017. Olimme lähiesimiesten kanssa vaikuttuneita tiimien tavasta työskennellä. Keskeinen osa leania on yhdessä tekeminen, visuaalisuus ja läpinäkyvyys. Strategia tuodaan osaksi jokapäiväistä tekemistä ja kuntoutuskeskuksen johto näkyy osastoilla säännöllisesti gemba-kävelyjen muodossa.

Leanissa korostuu henkilöstön aktiivinen osallistuminen työn kehittämiseen. Taustalla oleva ajatus on, että työtä pystyvät parhaiten kehittämään ne, jotka sitä päivittäin tekevät ja jotka tuntevat työn sisällön. Jokaisella työntekijällä on siten työssään kaksi tehtävää: oma työ ja oman työn kehittäminen.

Leanissa korostuu henkilöstön aktiivinen osallistuminen työn kehittämiseen.

Kehittämisideoita käsitellään säännöllisesti ja niitä voidaan kokeilla hyvin matalalla kynnyksellä. Kehittäminen on kaikessa joustavuudessaan kuitenkin myös systemaattista ja sisältää jatkuvan arvioinnin ja tarvittavat korjausliikkeet, jos näyttää siltä, ettei olla pääsemässä haluttuun lopputulokseen.

Aloitimme päivittäisen johtamisen marraskuussa 2017 ja sen tueksi on otettu käyttöön erilaisia lean-tauluja, esimerkiksi vuositaulu ja uuden asiakkaan tauluTiedosto avautuu uudessa välilehdessä pdf 595kB . Päivittäisellä johtamisella aikaansaadut tulokset ovat lupaavia. Olemme saaneet lisättyä asiakkaiden hoitoon liittyvää arviointia ja uudelle asiakkaalle nimetään aiempaa nopeammin oma vastuuhoitaja.

Muutoksen tekeminen vaatii myös johtamistavan ja kulttuurin muutoksen.

Keskeisten asioiden näkyminen päivittäisen johtamisen taululla parantaa tiedonkulkua, kun jokainen hoitaja näkee yhdellä silmäyksellä kunkin päivän huomioitavat asiat.

Lean-johtamisen käyttöönotossa on tärkeää huomioida, että sitä ei voi sellaisenaan kopioida paikasta toiseen, vaan se pitää rakentaa omaa toimintaa parhaiten palvelevaksi. Päivittäinen johtaminen voi näyttää siten hyvin erilaiselta eri toimintayksiköissä.

Muutoksen tekeminen vaatii lean-työkalujen käyttöönoton lisäksi myös johtamistavan ja kulttuurin muutoksen. Valmentavalla johtamisotteella esimies luopuu ns. ratkaisuautomaattina toimimisesta ja kannustaa työntekijöitä itse pohtimaan mahdollisia ratkaisuja ongelmiin.

Paljon on saatu aikaiseksi viimeisen puolen vuoden aikana, mutta matkamme on vasta alussa. Tästä on hyvä jatkaa.

Joanna Koski 
vs. kotihoitopäällikkö, Läntinen kotihoitoyksikkö, Helsingin kaupunki
joanna.koski@hel.fi, Twitter: @koski_joanna
Helsingin kotihoito Twitterissä: @khlapa

Tämä kirjoitus on osa maakunta- ja sote-uudistuksen kolumnisarjaa. Lue lisää kolumneja: MuutoksessaLinkki toiselle sivustolleAvautuu uudessa välilehdessä (alueuudistus.fi)