Övergripande arkitektur är ett verktyg för att utveckla verksamheten
Den övergripande arkitekturens språk kan låta abstrakt och invecklat, men enligt expert Jukka Lähesmaa är själva saken mycket enkel. ”Det är inte märkvärdigare än en gemensam uppfattning av verksamheten. Samtidigt får vi ett verktyg för att styra verksamheten i önskad riktning.”
Bakom utvecklandet av en övergripande arkitektur för den offentliga förvaltningen finns både en allmän strävan efter att effektivisera verksamheten och dåliga erfarenheter av datasystemens kompatibilitet.
”Syftet är att minska överlappning. Dessutom är det viktigt att komma ur bunkern där saker endast granskas ut det egna perspektivet. Även om en modell som utarbetats på exempelvis ett ministerium kan fungera där, så är det inte nödvändigtvis kompatibelt med övriga förvaltningsområden."
Syftet med det arkitekturarbete som utförs på nationell, regional och lokal nivå är att skapa beskrivningar av olika organisationers och områdens processer, de uppgifter som behövs och de datasystem som används.
Beskrivningarna av den övre nivån är grova och fokuserar på det väsentliga. De åskådliggör vad som fungerar bra och vad som kräver förbättring. Utvecklingsbehov öppnas med mer detaljerade beskrivningar, genom vilka man också försöker hitta sätt att förbättra situationen. Allt kan inte, och behöver inte behandlas på en gång.
”Till exempel planeringen av social- och hälsosektorn genomförs stegvis. Tills vidare har vi fokuserat på nationella tjänster", säger Lähesmaa.
Enligt Lähesmaa är den praktiska fördelen med arkitektur att man kan utgå från en färdig beskrivning i stället för att alltid börja från noll. Han har sett många projekt fastna i just grundskedet.
”Det är inte särskilt effektivt att fundera på de här sakerna gång på gång, när man kan utnyttja tidigare arbete. Och när något utreds i ett projekt, är arkitekturbeskrivningen ett ställe där man kan spara informationen så att också andra kan använda den. ”
Idén bakom övergripande arkitektur är att avancera på verksamhetens villkor, inte teknologins. Lähesmaa betonar modellens instrumentella karaktär.
”Modellen producerar inte strategiska riktlinjer utan söker efter sätt för dem att fungera i praktiken. Låt oss anta att man vill leda miljöhälsovården i en speciell riktning. Med hjälp av arkitektur får man reda på hur saken ska se ut ur olika perspektiv, hur målet kan nås och hurdana datasystem det kräver. Resultatet är alltså en beskrivning av hur man ska förverkliga strategin.”
Det behövs harmonisering för att få datasystemen att stöda verksamheten. Inom hälsa och välfärd finns det enligt Lähesmaa till exempel ett tjugotal databanker som måste samköras.
”Inom bara det här förvaltningsområdet finns det organisationsuppgifter och geografisk information från cirka hundra system. Om utvecklingen skulle börja från noll vore det klokt att bygga upp endast en databas som kan användas via olika kanaler. Nu måste man se till att begrepp används i samma betydelse i olika system."
En människa förstår saker av kontexten i en diskussion, det gör inte en dator. Därför är det viktigt att allt förs in i systemen enligt samma definitioner, oberoende av om det gäller uppgifter om organisationer, patienter eller läkemedel. Institutet för hälsa och välfärd (THL) redan arbetat i flera år för att förenhetliga definitionerna i patientarkivet.
Enligt Lähesmaa innebär inte det massiva projektet för att kontrollera helheten att allt planeras klart eller måste genomföras på samma sätt.
”Det är ingen DDR-modell vi skapar. Endast vissa saker ska följa samma modell, och om dessa kommer vi överens tillsammans. Annars kan alla blommor blomma.”
Det finns emellertid risker med projektet. Till exempel inom datateknik strävar man efter att systemen ska fungera smidigt och att apparaterna är lätta att använda. Lähesmaa påminner om att det inte sker automatiskt utan förutsätter att man hör användarna. En annan risk är byråkratin.
”Det finns en risk att det administrativa arbetet ökar, även om syftet är motsatsen. Här måste vi vara noggranna."
Arkitektur är inte ett projekt, utan det ska bli en del av den normala planeringen och ledningen. Fram till 2015 borde det redan finnas tillräckligt med beskrivningar och förankrade verksamhetsmodeller för att verksamheten ska löpa smidigt. I sista hand beror det på användarna.
”Man måste alltid tänka på kompabilitet när man utvecklar processer eller informationshantering. Vi är alla arkitekter, även om det endast är en handfull personer som arbetar med det som huvudsyssla.”
Paula Mannonen