Dataskydd och behandling av personuppgifter vid undervisnings- och kulturministeriet

Personuppgifter behövs för att producera tjänster och utföra uppgifter vid ministeriet. Personuppgifter behandlas endast av grundad anledning bland annat för skötsel av ärenden och kontakter. De förvaras under den tid som ett ärende behandlas.

Vid behandlingen av personuppgifter iakttar ministeriet de principer och skyldigheter som gäller den personuppgiftsansvariga och informationen till de registrerade enligt EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679 och den dataskyddslag (1050/2018) som kompletterar förordningen.

Den registrerade har rätt att av ministeriet i egenskap av personuppgiftsansvarig få veta huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas. Den registrerade har rätt att begära personuppgifter som gäller honom eller henne. Den registrerade har också rätt att begära att felaktiga eller föråldrade uppgifter rättas eller raderas och att behandlingen av uppgifterna begränsas. Om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter inte är lagenlig, har den registrerade rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen.

 www.tietosuoja.fiLänk till en annan webbplatsÖppnas i en ny flik

Gemensamt personuppgiftsansvar

Statsrådets kansli och de övriga ministerierna är gemensamt personuppgiftsansvariga när de behandlar personuppgifter i statsrådets gemensamma informationssystem.

Undervisnings- och kulturministeriet och statsrådets kansli är gemensamt personuppgiftsansvariga i följande gemensamma system: 

  • ärendehanteringssystemet VAHVA
  • statsrådets gemensamma publikationsplattform YJA
  • statsrådets intranät Kampus & M365-applikationer
  • statsrådets interna projekthanteringstjänst Projektportalen
  • statsrådets elektroniska stödsystem för beslutsfattande (VAHVA PTS)
  • Tiimeri
  • fasiliteringsplattform Howspace
  • distributionssystem för EU-R-dokument DOREU

Statsrådet har tillsammans fastställt ansvarsområden för de gemensamt personuppgiftsansvariga. Statsrådets kansli och de övriga ministerierna ansvarar för att personuppgifterna behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning och tillämplig nationell lagstiftning. I fråga om gemensamt personuppgiftsansvar ska det finnas en rättslig grund för utlämnande av personuppgifter mellan ministerierna.

Statsrådets kansli och varje ministerium ansvarar för sin egen myndighetsverksamhet, bland annat för uppgifternas riktighet och tillgodoseendet av de registrerades, dvs. kundernas, rättigheter. Därtill ansvarar statsrådets kansli för följande aspekter i fråga om dataskyddet i de gemensamma informationssystemen:

  • att det i tekniska lösningar finns en rättslig grund enligt dataskyddslagstiftningen för behandling av personuppgifter
  • att den tekniska säkerheten och förmågan att garantera tjänsternas konfidentialitet är tryggad
  • att avtalen med de som behandlar personuppgifter ingås i enlighet med dataskyddsförordningen
  • att systemen följer dataskyddsprinciperna
  • att nödvändiga konsekvensbedömningar av dataskyddet genomförs

Mer information om behandling av personuppgifter vid ministeriet

Du kan be om att få se dina personuppgifter som har registrerats i tjänsterna genom att fylla i blanketten nedan:

Utskrivbar blankett för begäran om information enligt EU:s allmänna dataskyddsförordningFilen öppnas i en ny flik pdf 228kB

Du kan lämna in blanketten på följande sätt:

  • Per brev till undervisnings- och kulturministeriets registratorskontor (Undervisnings- och kulturministeriet, PB 29, 00023 STATSRÅDET).
  • Genom att lämna begäran i statsrådets distributionscentral (Riddaregatan 2 B, Helsingfors).
  • Genom att fylla i blanketten på platsen i statsrådets distributionscentral (Riddaregatan 2 B, Helsingfors).
  • Genom att skicka blanketten elektroniskt till undervisnings- och kulturministeriets registratorskontor genom statsrådets tjänst för säker e-post (registratorskontoret.ukm(at)gov.fi). Så här använder du tjänsten för säker e-post:
    • Gå till adressen https://turvaviesti.gov.fiLänk till en annan webbplats och registrera dig där. Välj språk för användargränssnittet uppe till höger.
    • Skriv din e-postadress i fältet Avsändare och välj Fortsätt.
    • Välj Registrera mig om du använder tjänsten första gången eller Beställ ny länk om du använt tjänsten tidigare, men den förra länken som skickades inte längre fungerar. Du får ett meddelande om att din adress har registrerats. Du kan nu stänga webbläsaren.
    • Till den e-postadress du uppgett skickas ett meddelande med en länk via vilken du kan identifiera dig och skicka skyddad e-post.

​​​​​Om det finns fel eller brister i dina uppgifter, kan du be att de korrigeras. Du kan skriftligen be ministeriet utplåna uppgifterna.

Om du behöver ytterligare information om behandlingen av dina personuppgifter vid ministeriet, ta kontakt med ministeriets dataskyddsansvariga: okmtietosuojavastaava(at)gov.fi.

Ytterligare information om behandlingen av personuppgifter och de registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå www.tietosuoja.fiLänk till en annan webbplatsÖppnas i en ny flik.

Dataskyddsmeddelanden

Ministeriets dataskyddsmeddelanden med mer ingående information om ändamålen med och grunderna för behandlingen av personuppgifter samt om de registrerades rättigheter:

 

Visselblåsarskydd

Visselblåsarskydd, det vill säga skydd för rapporterande personer, gör det möjligt att rapportera överträdelser på ett säkert sätt.

Överträdelser kan rapporteras genom en intern eller en extern rapporteringskanal. Bara anställda vid statsrådets kansli har tillgång till undervisnings- och kulturministeriets interna rapporteringskanal. Övriga personer, exempelvis pensionerade tjänstemän eller anställda hos samarbetspartner, kan lämna en rapport om sådana överträdelser i ministeriets verksamhet som de upptäckt i sitt arbete och som omfattas av visselblåsarlagens tillämpningsområde till justitiekanslersämbetets centraliserade externa rapporteringskanal.

Mer om visselblåsarskydd

Dataskydd och behandling av personuppgifter på teckenspråk

 

Kontaktuppgifter

Samuli Kraneis, tietojärjestelmäasiantuntija 
undervisnings- och kulturministeriet, Förvaltningsenheten, Tietohallintoryhmä Telefon:0295330376   E-postadress: